KORANNTB.com – Procurement atau pengadaan barang perusahaan menjadi salah satu bagian penting dalam bisnis. Meski terdengar simpel, namun pengadaan barang tidak hanya mengenai pembelian barang saja, namun juga tentang deretan tahapan yang harus dilakukan hingga pembelian barang dapat dilakukan.

Lantas, bagaimana prosedur pengadaan barang di sebuah perusahaan? Secara umum, prosedur pengadaan barang perusahaan dibagi dalam tiga tahapan yaitu perencanaan, pemilihan supplier, dan pembelian. Artinya, pengadaan barang dilakukan melalui proses yang kompleks dan kehati – hatian untuk memastikan ketepatan dan kesesuaian barang yang diadakan di perusahaan.

Berikut 6 tahapan yang harus dilalui untuk mewujudkan pengadaan barang perusahaan agar sesuai ekspektasi:

Melakukan Analisis Kebutuhan

Barang yang diadakan di sebuah perusahaan tentu harus sesuai dengan kebutuhan. Sebab, jika tidak maka hal itu akan membuat pengadaan barang menjadi tidak tepat guna, tidak sesuai ekspektasi, dan bahkan bisa menimbulkan risiko pengeluaran dana perusahaan untuk hal – hal yang sama sekali tidak dibutuhkan. Karena itu, perusahaan perlu melakukan analisis kebutuhan terlebih dahulu sebelum melakukan pengadaan barang.

Meminta Persetujuan dari Pihak Manajemen

Setelah selesai melakukan analisis kebutuhan barang, kini saatnya meminta persetujuan dari pihak manajemen perusahaan. Jadi, tidak serta merta bisa langsung melakukan pembelian barang setelah mengetahui barang – barang apa saja yang dibutuhkan.

Pengajuan pengadaan barang perusahaan tersebut akan ditinjau terlebih dahulu oleh pihak manajemen, untuk kemudian disetujui dan prosesnya dapat dilanjutkan.

Pencarian dan Pemilihan Vendor

Setelah pihak manajemen memberikan persetujuan, kini saatnya tim pengadaan barang mencari vendor atau supplier untuk memenuhi kebutuhan barang yang dibutuhkan perusahaan tersebut. Kemudian tim pengadaan barang akan mengadakan tender yang nantinya vendor tersebut dapat diikuti oleh beberapa vendor atau supplier.

Tujuan dilakukan tender adalah agar dapat menemukan vendor atau supplier yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan baik dari segi kuantitas, kualitas, harga, maupun waktu yang dibutuhkan untuk pengadaan barang.

Membuat Purchase Order dan Kontrak

Setelah menemukan vendor atau supplier terpilih, perusahaan akan melakukan kerjasama dalam jangka panjang dengan mereka yang dipertegas dengan dibuatnya kontrak kerjasama. Adapun kontrak kerjasama tersebut berisikan tentang hal – hal yang sudah disepakati sebelumnya pada saat perusahaan melalui tim procurement dan vendor melakukan negosiasi sampai tercapai kesepakatan. Setelah itu, tim procurement sudah dapat melakukan purchase order pada vendor atau supplier tersebut.

Penerimaan Barang

Setelah purchase order dikirimkan, perusahaan akan menerima barang. Setelah itu, vendor atau supplier akan mengerjakan permintaan yang tertulis dalam dokumen tersebut. Dalam hal ini, tim procurement akan memastikan agar barang yang diterima perusahaan dalam kondisi baik.

Tim procurement tidak hanya memeriksa kondisi barang saja namun kualitas barang yang sudah dikirimkan oleh vendor juga akan dicek kualitasnya, apakah sudah sesuai dengan kesepakatan yang dilakukan sebelumnya atau tidak.

Pembayaran Barang

Tahap terakhir proses pengadaan barang perusahaan adalah melakukan pembayaran atas barang yang sudah dikirimkan oleh vendor atau supplier. Sebelum melakukan pembayaran barang, tim procurement akan menerima invoice dari vendor atau supplier. Invoice tersebut berisikan jumlah yang harus dibayar oleh perusahaan untuk barang yang sudah diterimanya.

Setelah itu, perusahaan akan membayar sesuai dengan nilai yang tercantum dalam invoice tersebut setelah memastikan barang yang diterima berada dalam kondisi baik dan aman. Saat proses ini berlangsung, sangat penting melakukan dokumentasi atas semua dokumen yang terlibat dalam prosedur pengadaan barang perusahaan baik invoice, kwitansi, atau bukti pembayaran, dan lainnya. (red)